整理項目的過程,其實就是一個發現問題、整理問題的過程。第一,要根據企業的目標明確項目的任務,針對具體任務建立有效的項目團隊。通過團隊討論對任務進行詳細分析,得出任務的全過程。通過對工作流程的進一步分析,可以發現具體問題貫穿整個流程。通過對這些問題的進一步梳理,可以總結出一批相關的六西格瑪項目。


項目排序可以采取多種形式。對于簡單簡單的項目流程問題,可以通過頭腦風暴得到項目的解決方向。對于復雜或多層次的項目流程,需要通過流程分析、價值流分析、相關技術支持等一系列過程來明確項目中存在的一些具體問題,通過解決這些問題可以形成相關的六西格瑪管理項目。當然,在具體的項目過程中,上述兩種方法也可以交替應用。


一、團隊合作過程的一般步驟


1、明確任務范圍;


2.組建項目團隊;


3.介紹現有流程;


4.頭腦風暴;


5.問題的分類和總結。


以上流程成功的關鍵首先在于會議流程的主持人。一方面,主持人要準確客觀地講解過程,引導組員總結材料,發現問題;同時,主持人不能主觀決定問題的方向,要善于發揮團隊成員的集體智慧,集合大家的主流意見。常用的形式有貼紙、紙條等。團隊合作成功的另一個方面是,團隊成員必須足夠廣泛,以涵蓋項目流程的所有方面,這樣收集的意見就足夠全面。有時候,即使只有一個人提出總結的問題,也可能仍然是項目的問題。


二、流程分析


對于大型復雜的項目,首先需要進行全面的流程分析。在方法上,這個過程還可以包括團隊合作的形式,分為企業戰略分解和具體任務執行。根據企業運營的綜合流程分解,得到高層次的任務需求。對于這些任務需求,我們會繼續進行詳細的流程分解。結合與流程相關的技術層面信息,對流程各環節收集的大量相關數據進行分析,通過對比任務目標,找出差距和努力方向,從而匯聚產生相應的項目集群和具體的項目目標。


流程分析可以從企業戰略層面借助平衡計分卡和戰略地圖進行。在具體任務執行層面,可以應用流程圖、魚骨圖、因果矩陣、價值流分析等具體方式。除了團隊組成的重要性,還要特別注意過程數據的準確性和統計代表性。


三、關鍵因素


從整理項目的全過程來看,應注意以下幾個方面:


1.項目團隊的組成。項目組成員必須來自項目的整個工作流流程,要兼顧技術、管理和運營,保證流程中各個環節的充分參與。


2.項目過程必須真實。只有真實反映現場問題,才能通過項目解決問題。


3.注意項目團隊的凝聚力。項目的全面完整梳理有賴于成員的積極參與,需要從各方面調動項目成員的積極性,營造和諧的團隊氛圍。


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