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流程優(yōu)化的起點是流程診斷，不同企業(yè)管理過程中存在的問題往往具有共性。

六西格瑪流程診斷優(yōu)化常見問題點匯總

第一，流程結(jié)構(gòu)問題

通過對企業(yè)現(xiàn)有流程的整體評估，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)以下問題:

1.糟糕的系統(tǒng)流程:

缺乏對流程的整體規(guī)劃，對需要統(tǒng)一規(guī)劃的相關(guān)流程沒有整體考慮。例如，生產(chǎn)計劃流程、銷售計劃流程、大修計劃流程、備件計劃流程和物料采購計劃流程必須根據(jù)企業(yè)的特點，以生產(chǎn)或銷售為出發(fā)點，一些企業(yè)往往將這些流程分開運行，導(dǎo)致相關(guān)工作的各個計劃系統(tǒng)性較差。

2.缺少關(guān)鍵流程:

關(guān)鍵流程缺失是一種常見的情況，既包括因未開展相關(guān)工作而導(dǎo)致的流程缺失，也包括某項工作已經(jīng)開展但相應(yīng)流程未確定的情況。前者一個常見的例子是戰(zhàn)略規(guī)劃中的流程缺失，而后者的例子往往可以通過仔細(xì)的流程梳理發(fā)現(xiàn)，這里就不贅述了。

3.過程主體不明確:

一般有兩種情況，一種是負(fù)責(zé)某個流程的部門沒有明確界定，另一種是兩個以上的部門負(fù)責(zé)一項分不開的工作，造成多頭管理

4.流程之間的連接不順暢:

由于設(shè)計不合理，一個流程結(jié)束后，無法順利進(jìn)入下一個流程，或者流程中涉及的子流程無法實現(xiàn)無縫銜接。

5.節(jié)點太多，流程太長:

一個流程設(shè)計的步驟和子流程很多，每個步驟之間存在復(fù)雜的依賴關(guān)系，使得流程的順利運行變得異常困難。

6.流程節(jié)點之間的等待時間過長:

流程中單個節(jié)點的效率尚可，但節(jié)點間等待時間過長，影響流程整體效率。

7.過多的序列批準(zhǔn):

對于可以并行審批或事中、事后控制的事項，都是事先設(shè)計成串行審批，導(dǎo)致流程運行緩慢。

8.高過程振蕩:

流程中有很多重復(fù)出現(xiàn)的環(huán)節(jié)或子流程。例如，在企業(yè)的采購過程中，財務(wù)、審計、采購等部門的管理人員和主管人員需要在投標(biāo)階段和合同審批階段對同一內(nèi)容反復(fù)審核三次。

二、流程環(huán)節(jié)問題

通過檢查單個流程的鏈，我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)以下問題:

9.存在冗余鏈接:

例如，在企業(yè)的財務(wù)部門，總審計和會計部門的負(fù)責(zé)人是同一個人。但有些單據(jù)，會計部門完成后，會由預(yù)算部門審核，總稽核也會進(jìn)行審核。

10.有鏈接跳轉(zhuǎn):

這種問題是普遍存在的，意味著這兩個環(huán)節(jié)之間缺少了一個必要的步驟，比如培訓(xùn)過程缺少評估環(huán)節(jié)，設(shè)備采購缺少試運行環(huán)節(jié)。“鏈接跳轉(zhuǎn)”與“缺少關(guān)鍵控制點”和“缺少必要的信息反饋”是有區(qū)別的。

11.缺少關(guān)鍵控制點:

重要事項缺乏控制環(huán)節(jié)。比如計量器具的購買缺少質(zhì)量部的審核環(huán)節(jié)，勞保用品的發(fā)放缺少超標(biāo)的審核。

12.缺乏必要的信息反饋:

一些需要信息反饋的工作缺少信息反饋環(huán)節(jié)，這個問題容易發(fā)生在一些與人力資源相關(guān)的崗位調(diào)整和考核過程中。

13.不合理的鏈接順序:

比如企業(yè)年度經(jīng)營計劃制定過程中，各分廠先將計劃初稿上報總部計劃管理部門，再與設(shè)備管理、安全管理等部門協(xié)商進(jìn)行調(diào)整。

14.執(zhí)行錯位:

某項工作由與其無關(guān)的部門承擔(dān)。比如在企業(yè)的備件計劃流程中，維修車間上報備件需求計劃時，也需要上報庫存計劃，由庫存部門負(fù)責(zé)這項工作。