①你需要把這些項目的要點傳達給新的“聽眾”(例如:項目委員會，精益6西格瑪管理者和公司高層管理者)；
②您仍然需要詳細的信息來決定首先實施哪個項目。
項目定義表是整個項目選擇過程的關(guān)鍵組成部分。這個表格應(yīng)該隨著項目團隊的形成和開始項目工作而不斷修改。雖然PDF比卡片或電子表格上顯示的信息更多，但此時沒有必要過度追求細節(jié)，因為項目團隊會隨著項目的進展不斷補充和完善信息。
保持簡單的另一個原因是評選委員會需要熟悉每一個需要優(yōu)先排序的項目，所以一個理想的項目定義表只需要一頁，最多兩頁，否則委員會的負擔會太重。在技術(shù)成熟的組織中，項目定義表與項目跟蹤軟件直接相連。此表由黑帶大師或冠軍錄入軟件，部門冠軍和公司冠軍均可訪問。通常，團隊會在附件中提供一些額外的項目細節(jié)(可以采用PowerPoint的形式)。因此，任何有權(quán)使用該軟件的人都可以對公司的任何項目有更深入的了解。
項目定義表的內(nèi)容將構(gòu)成傳統(tǒng)6西格瑪項目法規(guī)的核心，包括以下信息:
①問題陳述；
②項目范圍；
③背景信息；
④關(guān)鍵指標；
⑤收入；
⑥支付；
⑦假設(shè)條件；
⑧風險/加速器；
⑨資源需求；
參加項目持續(xù)時間。
項目負責人負責協(xié)調(diào)項目的確定和選擇過程。通常，在這個階段，有必要將那些可以幫助您填寫項目定義表的人添加到資源庫中，原因如下:
①確保有足夠的能力實施項目；
②確定完成期限，完成期限決定進行中的項目數(shù)量；
③使用別人詳細的工藝知識，冠軍可能沒有；
(4)涉及整個公司，在項目實施時，協(xié)助制作項目定義表的人往往會成為項目發(fā)起人或團隊成員。
完成一份足夠詳細的項目定義表通常需要2小時到2天的時間，這取決于內(nèi)容的要求、填寫表格的人的知識水平以及可以獲得什么樣的信息。每個項目需要不同的努力，這與項目觀點的清晰性有關(guān)。如果觀點模糊，會大大增加所需的時間，往往會產(chǎn)生一些重復(fù)性的工作，或者因為想法難以把握，沒有吸引力而干脆放棄。
對于熟悉6西格瑪項目的人來說，這個活動聽起來就像團隊通常在定義階段做的事情。初始項目定義表的一些目標確實與定義階段的目標相同，但它們不會達到項目團隊在定義階段實現(xiàn)的水平。但是，我們可以通過將定義階段的一些活動推進到項目選擇階段來獲得一些好處。主要優(yōu)勢在于它給出了項目邊界、成本和潛力的更好定義。這些將在定義階段之后為項目帶來更大的產(chǎn)出。有些項目只有40%的產(chǎn)出(黑帶允許團隊調(diào)查項目想法)，而我們的方法有90%或更多。另一個重要的好處是討論要實施的項目的價值，從而獲得對項目的廣泛參與和對項目團隊的支持。
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