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觀察步驟，問“這個步驟只有在機器關機后才能完成嗎？還是可以在機器工作時執行？”將每個步驟分為內部設置或外部設置。

①內部設置只有在機器關機后才能完成；

②機器仍在運行時，可進行外部設置。例如，如果操作人員必須有相應的原材料、工單、正確的工具或緊固件等。，在設定可以開始之前，那么每一步都應該在機器運行期間進行。例如，在機器運行過程中，原材料可以由工人帶來，工具可以由工具庫發送等。

你通常可以通過尋找其他方式來完成外部設置，從而減少30%-50%的準備時間。最近我們也參與了這樣一個賺錢的過程，僅僅通過整理目錄，提前對一些模具進行分類清理，就把沖床的整體準備時間減少了60%。

第二步:將內部設置轉換為外部設置。

有些步驟需要在完成前關閉機器。例如，新模具在應用前需要預熱，然后自動成型機必須關閉。通過預熱和使用可以安全安裝在機器中的導軌系統，這一加熱步驟可以轉變為外部設置。

與步驟1一樣，將內部設置轉換為外部設置的工作從一個簡單的問題開始:“為什么我們必須先關閉機器，然后才能這樣做？”只要你向團隊提出這個問題，你一定會發現很多團隊成員已經想到的想法。通常，實施這些想法只需要有限的資金。該步驟完成的設置減少量因機器而異，通常在10%到60%之間。

步驟3:簡化內部設置

你本應該將原材料和信息組織到機器中，但機器仍然需要關閉一段時間才能進行內部設置。乍一看，這段時間似乎不再縮短。例如，如果您正在對沖床的模具進行一些更改，顯然您需要先關閉機器。但是，通過簡化流程設計，您仍然可以縮短所需的時間。模具通常通過內孔固定在螺桿上。固定需要操作人員站在沖床上，擰20次，取下當前模具上的螺絲，再擰20次，即可固定新模具。

您可以焊接模具的吊耳，并在吊耳上鉆孔。孔的較大部分應該足以覆蓋螺釘的頂部。這樣，模具將向前滑動，直到螺釘抵靠梨形孔的小端。這時，它開始了，模具被固定了。這是一個相當復雜的例子，其他變化可能非常簡單，比如在這個過程中使用凸輪操作鉗。

步驟4:移除調整

只有當過程的輸出符合規格并且在統計控制范圍內(即差異數量在預測范圍內)時，設置才能被認為是完整的。機器或工藝設置后，生產的第一批零件或產品不符合規格，操作員需要對機器進行一些調整。無論你是否在準備時間中計算調整時間，它仍然屬于流程沒有生產出符合規格的零件并得到控制的時間，此時生產的這些零件不能交給下游流程或直接交付給客戶。

精益六西格瑪的一部分想法是找到那些沒有附加值的工作，并詢問它是否有存在的必要。在這個例子中，它意味著詢問是否真的有必要進行調整以生產高質量的產品。